FAQ: CrossCurrents Doc Funds

International Strand

• If I am a recipient of the fund, does that mean I lose any film rights?

  Hot Docs will not assume any creative control nor ownership of the film. Successful applicants will be asked to provide proof of chain of title, and incorporation documents of the company that holds the majority rights to the film, where applicable. The primary rights holder attached to the film project must be one of the (co)directors.

• How does the CrossCurrents Doc Fund define an underrepresented community?

  We want you to tell us. It is important for us to understand the nature of your relationship to the subject community and why you feel that community fits the Fund's mandate.

• What is considered as a professional credit?

  Professional credits include any commercial (distributed theatrically, on broadcast, DVD or via viable/curated digital platforms (like Apple TV, Netflix, Hulu) or festival-run short, feature-length or series project (fiction or documentary) where you held the role as director.

• What information should I include in my budget?

  You can check out our Budgeting for Emerging Filmmakers publication to see standard line items in a budget. We expect a detailed industry standard development or production budget for the project, including the top sheet. All line items must have a column for Canadian dollars.

• I DO NOT HAVE ANY FUNDING SECURED TO DATE. AM I STILL ELIGIBLE TO APPLY?
  Yes. Prior funding commitments are not required. Your written proposal should include a financial strategy for raising funds for your film.
• WHAT IS A FINANCIAL STRATEGY?
  Your financial strategy is your plan for raising the budget for your film. In addition to grants and broadcast license agreements, you might include private donations, in-kind support, crowdsourcing, producer investments, etc. A financial strategy should clearly distinguish between funds you have applied for and funds you have already secured.
• I am in development and have not yet shot any footage that can be cut into a trailer. What kind of supporting footage should I submit?

  If you have not entered production yet, we recommend cutting together a short audio-visual piece that conveys the tone, message, or style of your project. If your film is character-driven, consider recording a brief footage sample with your character, even if the production values may not be representative of your goals for the finished film. Explain what may be lacking in the Brief Description of Footage section.

• HOW WILL I KNOW IF THE FUND HAS RECEIVED MY PROPOSAL?
  After you press “submit” on the online application, you should receive a confirmation email. If you have not received an email, please double-check your spam folder. If you encounter any problem during the process, send an email to us at [email protected].
• When will I know if my application is successful?

  All applicants will be notified of the selection committee’s decision by our staff via email approximately four months after the application deadline. A public announcement of all successful projects will be made shortly thereafter.

Canada Strand

• My production is stalled because of COVID-19 disruptions. How do you take this into consideration in the application?

  We understand that many productions have been delayed or stalled due to COVID-19. As long as the production is eligible for the CrossCurrents Canada Doc Fund, we will consider all applications equally knowing that production timelines may shift. If you have any questions about this, please reach out directly at [email protected].

• If I am a recipient of the fund, does that mean I lose any film rights?

  Hot Docs will not assume any creative control nor ownership of the film from the Canadian rightsholder. Successful applicants will be asked to provide proof of chain of title, and incorporation documents of the Canadian company that holds the majority rights to the film.

• How does the CrossCurrents Doc Fund articulate Indigenous, Francophone, Deaf, disability, racialized and/or persons of colour?

  In the spirit of inclusivity, Hot Docs does not define these terms but rather looks to applicants to self-identify why they are a good fit for the fund. The CrossCurrents Canada Doc Fund, under the aegis of the Canadian Storytellers Project, has strategic measures for filmmakers from these specific designated groups that have been underserved or experience barriers within the Canadian arts sector. Hot Docs and the Canadian Storytellers Project acknowledges that there are other population groups in Canada that face barriers. However, we believe that the priority groups identified above are the appropriate ones to focus on at this time.

• What is Netflix’s involvement in the project? Are there any additional requirements associated with Netflix?

  Netflix is invited to evaluate the project briefs and participate in the selection committee meetings. However, there are no contractual obligations or relationships between Netflix and recipients of the CrossCurrents Canada Doc Fund.

• What is considered as a professional credit?

  Professional credits include any commercial (distributed theatrically, on broadcast, DVD or via viable/curated digital platforms like iTunes, Netflix, Hulu) or festival-run short, feature-length or series project (fiction or documentary) where you held the role as director.

• I am in development and have not yet shot any footage that can be cut into a trailer. What kind of supporting footage should I be submitting?

  If you have not entered production yet, we recommend cutting together a short audio-visual piece that conveys the tone, message, or style of your project. If your film is character-driven, consider recording a brief footage sample with your character, even if the production values may not be representative of your goals for the finished film.

• When will I know if my application is successful?

  All applicants will be notified of the selection committee’s decision by our staff via email approximately four months after the application deadline. The length of the evaluation period will be determined by the volume of submissions received. A public announcement of all successful projects will be made shortly thereafter.

• La production de mon documentaire est bloquée en raison de la pandémie COVID-19. Comment en tenez-vous compte?

  Nous comprenons que de nombreuses productions sont retardée à cause de la pandémie COVID-19. Tant que la production est éligible au fonds CrossCurrents Canada Doc Fund, nous considérerons toutes les demandes de la même manière sachant qu’il existe certaines incertitudes face à la production. Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez nous contacter directement à [email protected].

• Si je suis bénéficiaire du fonds, est-ce que je perds des droits cinématographiques quelconques?

  Hot Docs ne retienne’a aucun contrôle créatif du projet et aucune accèes aux droits du propriété du film.Les candidats retenus devront fournir une preuve de la chaîne de titre et des documents d’incorporation de la société canadienne qui détient la majorité des droits du film.

• Comment est-ce que le fonds CrossCurrents Canada Doc Fund définissent les termes autochtones, francophones, sourds, des artistes handicapés, des personnes racialisées et/ou des personnes de couleur?

  Dans l’esprit d’inclusivité, Hot Docs ne définit pas ces termes mais se tourne plutôt vers les candidats pour identifier pourquoi ils conviennent bien au fonds. Le fonds CrossCurrents Canada Doc Fund, sous l’égide du projet Canadian Storytellers Project, a des mesures stratégiques pour les cinéastes de ces groupes désignés sous-représentées qui rencontrent des obstacles dans le secteur d’arts canadien. Hot Docs et le projet Canadian Storytellers Project reconnaissent que d’autres groupes de population au Canada sont confrontés à des obstacles. Cependant, nous croyons que les groupes prioritaires identifiés ci-dessus sont ceux sur lesquels se concentrer en ce moment.

• En quoi consiste la participation de Netflix dans ce projet ? Y a-t-il des exigences supplémentaires liées à Netflix?

  Netflix sera invité à évaluer tous les projets soumis et à participer à chaque comité de sélection. Toutefois, il n’y a aucune obligation ni relation contractuelle entre Netflix et les bénéficiaires du fonds Cross Currents Canada Doc Fund.

• Qu’est-ce qui est considéré comme crédit professionnel?

  Les crédits professionnels incluent tout projet commercial (diffusé en salle, à la télé, sur DVD ou sur des plateformes numériques viables ayant du contenu organisé comme iTunes, Netflix, Hulu), ou tout projet de court métrage, de long métrage ou de série (fiction ou documentaire) géré par un festival pour lequel vous avez été réalisateur/trice.

• Quelle est la différence entre le développement et la production?

  Si un projet est en développement, le tournage n’a pas encore commencé. Les coûts admissibles peuvent comprendre, entre autres, les aspects suivants : recherche, développement d’un script, consultation, travail avec les communautés, investissements culturels, rédaction d’une proposition d’histoire, production d’une aguiche, d’une bande-annonce ou d’une démo. Autres coûts admissibles peuvent comprendre la production d’un pitch et de documents de marketing, la recherche sur la stratégie d’engagement communautaire ainsi que la recherche sur la distribution, l’impact et la stratégie de marketing.
  
  Si un projet est en production, le tournage a déjà commencé. Les coûts admissibles peuvent comprendre, entre autres, les aspects suivants : embauche de l’équipe de tournage, voyage, développement des personnages, entrevues et tournage. Autres coûts admissibles peuvent comprendre la production d’un pitch et de documents de marketing, la recherche sur la stratégie d’engagement communautaire ainsi que la recherche sur la distribution, l’impact et la stratégie de marketing.

• Quelles informations dois-je inclure dans mon budget?

  Veuillez soumettre une dévis développement ou une dévis production qui conforme aux standards de l’industrie. N’oubliez pas un sommaire de votre budget (topsheet). Si vous avez besoin d’un modèle, nous vous recommandons celui proposé par Téléfilm Canada.

• Mon projet est en développement et le tournage n’a pas commencé, donc je n’ai pas de séquence vidéo qui peut être utilisée pour créer une bande-annonce. Quel type de séquence vidéo complémentaire est-

  Si le projet n’est pas encore en phase de production, nous vous recommandons de monter une courte œuvre audiovisuelle qui donne un aperçu du ton, du message ou du style de votre projet.

• Quand est-ce que je saurai si ma demande a été sélectionnée?

  Notre personnel communiquera la décision du comité de sélection par courriel à tous les candidats, environ quatre mois après la date limite de soumission de demande. La durée de la période d’évaluation sera déterminée par le volume de soumissions reçues. Peu après, une annonce publique de tous les projets sélectionnés sera faite.

• Why is this information being collected?
  Hot Docs aims to be a more diverse and inclusive space. Hot Docs’ Justice, Equity, Diversity, and Inclusion (JEDI) survey was created to measure and improve upon these efforts. The data collected provides an understanding of the demographic representation of individuals applying to Hot Docs programmes, included but not limited to market activities, pitching, funding applications and professional development opportunities.
  
  The type of data collected was determined after consultation with individuals and organizations, in addition to recommendations made by Statistics Canada Framework and the Racial Equity and Media Collective’s 2021 Report.
  
  If you would like to provide feedback or make recommendations, please email: [email protected]
  
  
  Hot Docs acknowledges that the Justice, Equity, Diversity, and Inclusion initiatives are an organic practice that evolve over time, adapting to social changes, new information on the screen sector and transformations in content creation practices. Hot Docs is committed to reviewing annually this JEDI practice, and to update its data collection policies as new recommendations are made to the screen sector.
• What will the information be used for?
  The data will be used to detect inequities in who is accessing Hot Docs’ programmes and inform future changes to these programmes. Hot Docs is committed to reducing barriers to underrepresented voices in the documentary industry; however, we must first learn which voices we are underserving.
  
  Hot Docs intends to create aggregated reports on an annual basis to monitor statistical trends, gaps, and changes to the demographic accessing its programming. Hot Docs is committed to sharing aggregated reports of its findings with organizations who may also benefit from seeing demographic trends in the industry.
• Will my answers affect my application?
  No. Responses will be used for research and statistical analyses only and will not be used to determine eligibility for its programmes.
• Who can see my personal information?
  Hot Docs recognizes that data-collection is a vital tool towards equity; but that harmful data-collection practices can be counter-productive to this goal.

  All JEDI information can be viewed by Hot Docs staff only and will remain strictly confidential. All data will be anonymized before it is used in any publication. Hot Docs will not share your personal information with any third parties.

• Who owns the data?
  Hot Docs is the sole owner of the data collected via its Justice, Equity, Diversity, and Inclusion questionnaire.
• Do I have to participate?
  No. Every questionnaire provides the opportunity for individuals to opt-out via the option “I prefer not to say”.

• POURQUOI CETTE INFORMATION EST-ELLE COLLECTÉE?
  Hot Docs vise à être un espace plus diversifié et inclusif. La Stratégie de la justice, d’équité, de la diversité et d’inclusion (JEDI) de Hot Docs a été créée pour mesurer et améliorer ces efforts. Les données collectées permettent de comprendre la représentation démographique des personnes postulant aux programmes Hot Docs -- y compris, mais sans s'y limiter -- les activités de marché, les présentations, les demandes de financement et les opportunités de développement professionnel.
  
  e questionnaire a été déterminé d’après des consultations avec des individus et des associations, ainsi que des recommandations formulées par le cadre de Statistique Canada et le rapport 2021 du Racial Equity and Media Collective.
  
  Hot Docs reconnaît que les initiatives de la justice, d’équité, de la diversité et d’inclusion sont une pratique qui évolue au fil du temps, qui s'adaptant aux changements sociaux, et qui se transforment les pratiques de création de contenu. Hot Docs est dédié à revoir ses pratiques JEDI à chaque année et à mettre-à-jour ses politiques de collecte de données quand de nouvelles recommandations sont faites au secteur des écrans.
  
  Si vous souhaitez fournir des commentaires our faire des recommendations, veuillez contacter [email protected]
   
• À QUOI SERT LES INFORMATIONS?
  Les données seront utilisées pour détecter les iniquités inhérentes à qui accèdent les programmes de Hot Docs et pour informer les modifications futures de ces programmes. Hot Docs s'engage à réduire les obstacles aux voix sous-représentées dans l'industrie du documentaire ; cependant, nous devons d'abord apprendre quelles voix sont mal-desservis.
  
  Hot Docs a l'intention de créer des rapports agrégés annuellement pour surveiller les tendances statistiques, les lacunes et les changements dans la démographie accédant à sa programmation. Hot Docs s'engage à partager des rapports agrégés avec des organisations qui pourraient également bénéficier de l'observation des tendances démographiques dans l'industrie.
• EST-CE QUE MES RÉPONSES AFFECTERONT MA CANDIDATURE ?
  Non. Les réponses seront utilisées uniquement à des fins de recherche et d'analyses statistiques et ne seront pas utilisées pour déterminer l'éligibilité à ses programmes.
• QUI PEUT ACCÉDER À MES INFORMATIONS PERSONNELLES?
  Hot Docs reconnaît que la collection de données est un outil pour l'équité ; mais que les pratiques nuisibles de collecte de données peuvent être contre-productives pour cet objectif.
  
  Toutes les informations de JEDI ne peuvent être consultées que par le personnel de Hot Docs et resteront strictement confidentielles. Toutes les données seront anonymisées avant d'être utilisées dans une publication. Hot Docs ne partagera pas vos informations personnelles avec des tiers.
• QUI EST PROPRIÉTAIRE DE L’ENSEMBLE DES DONNÉES COLECTÉES?
  Hot Docs est le seul propriétaire des données collectées via son questionnaire JEDI.
• EST-CE QUE JE DOIS PARTICIPER?
  Non. Chaque questionnaire offre la possibilité aux individus de s'abstenir via l'option "Je préfère ne pas répondre".